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Reduzir Custo Na Empresa Com Arquivos Digitais

Um sistema de gerenciamento de documentos permite reduzir custo na empresa e armazenar as informações, como de arquivos digitalizados, com total segurança.

Geralmente, os custos que eram gastos com documentos físicos, como papéis, relatórios e notas de empresas são reduzidos ao investir em um software GED (Gerenciamento eletrônico de documentos).

Portanto, conheça quais são as vantagens que esse sistema oferece para uma empresa e seus funcionários.

Principais vantagens do uso de um sistema de gerenciamento de documentos que permite reduzir custo na empresa

Um sistema de gerenciamento de documentos facilita a combinação de arquivos em papel e digitais em um único destino para as empresas

Assim, os documentos físicos podem ser digitalizados e os formatos digitais desses e de outros documentos gerados por diferentes sistemas podem ser importados para um sistema GED.

  • Com isso, é possível ter documentos gerados por um processador de texto, planilhas, apresentações, arquivos PDF, imagens, etc.

Portanto, confiar em uma empresa como o Grupo Gerenciar para a solução de gerenciamento baseada em documentos oferece inúmeras vantagens. Conheça-as.

1. Repositório de documentos / arquivos

Os sistemas de gerenciamento de documentos servem como um repositório central para todos os documentos importantes de uma organização. Dessa forma, você poderá acessar, visualizar, alterar e compartilhar posteriormente.

Com isso, uma empresa para de perder horas preciosas de tempo pesquisando pastas e arquivos para localizar um documento.

2. Segurança de documentos

Quando os documentos não são gerenciados, a possibilidade de expor informações importantes para as pessoas erradas é considerável.

Se essas informações sensíveis e vitais caem nas mãos erradas, elas podem causar danos irreversíveis a uma empresa.

Um sistema de gerenciamento de documentos permite que as informações confidenciais sejam protegidas por meio de políticas de segurança rigorosas e controle de acesso baseado em funções, onde apenas usuários autorizados podem visualizar determinados arquivos ou documentos.

Além disso, no caso de desastres como incêndios ou inundações, ao usar um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem ou backup, pode-se garantir que os dados críticos da empresa permaneçam intactos.

3. Acesso a documentos quando necessário

Não é mais necessário procura por muito tempo para localizar um documento no arquivo para começar a gerenciá-lo.

Com um sistema de gerenciamento de documentos, a localização é imediata e o gerenciamento é realizado apenas quando necessário.

Além disso, se a empresa tiver um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, os usuários poderão acessar arquivos e documentos em qualquer lugar, a qualquer momento e independentemente do dispositivo usado.

4. Melhora a organização da empresa

Com tags, categorias e subcategorias os documentos se tornam mais fáceis de organizar, localizar e recuperar. Uma pesquisa com as palavras-chave corretas pode gerar resultados em questão de segundos.

Assim, a eficiência dos funcionários economiza tempo e quando se trata de negócios, tempo economizado é gastos reduzidos.

  • Portanto, a isto se acrescenta o fato de que a manutenção e a execução de um sistema de gerenciamento de documentos podem ser feitas a um custo muito baixo.

5. Compartilhe arquivos

Com um sistema de gerenciamento de documentos, os usuários podem compartilhar e colaborar em arquivos e documentos com seus colegas de trabalho, controlando com quem eles compartilham esses documentos.

Sabendo disso, é interessante para sua empresa pensar no investimento neste tipo de software GED por causa da sua grande eficiência.

Além disso, fazer uso desse sistema de gerenciamento permite o crescimento da sua empresa devido a otimização de processos.

Portanto, um gerenciamento de documentos pode reduzir custo na empresa e garantir um melhor funcionamento, tanto dos processos de compra e venda, como de documentos e relacionamento com clientes.

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