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A digitalização de documentos fala de um processo que permite, através de uma aplicação de técnicas como a de scanear documentos, converter a imagem de um documento em papel em uma imagem em formato digital.
Assim, este método foi criado para facilitar a automação dos processos de captura e a integração de sistemas de informação, permitindo incentivar o uso do arquivo digital.
Portanto, o uso da técnica de scanear documentos promove suporte para documentos de empresas que desejam otimizar seus processos e reduzir custos.
Benefícios de scanear documentos e da digitalização de documentos
A digitalização de documentos é um processo no qual os documentos são transformados do formato de papel para o formato digital.
Portanto, eles são automaticamente integrados em todo o sistema de informações de uma empresa. Geralmente, esse processo é feito através de um software de gerenciamento eletrônico.
Além da ideia de que a única coisa que é possível com processo é digitalizar o papel, é necessário saber que esse processo de automação também afeta outros processos que são realizados dentro de uma empresa.
Sabendo que o mercado é dinâmico e muda radicalmente ao longo do tempo, é pertinente ter como uma das prioridades a busca de formas de trabalho mais efetivas, obtendo maior eficiência, produtividade e redução de custos.
Portanto, essas características promovem a melhoria de uma empresa, fazendo com que ela cresça cada vez mais.
Mas afinal, quais benefícios esse sistema de gerenciamento promete? Ou, por que é importante implementa-lo em uma empresa?
- Economia de espaço: um escritório cheio de documentos físicos, prateleiras, caixas etc. pode ser estressante, resultando em uma redução considerável no ritmo de trabalho, pois isso complica o gerenciamento do trabalho diário de cada funcionário.
- Economia de tempo: em vez de procurar os documentos que você precisa no arquivo do escritório, é possível localizá-los com muita rapidez e facilidade em um computador em questão de segundos.
- Economizando dinheiro: o investimento para automatizar o processo de arquivamento de uma empresa depende do volume de documentos físico que ela possui.
No entanto, o que acontece depois disso? Desde a implementação do processo, não será mais necessário gastar dinheiro em espaço de armazenamento, contribuindo também para o tempo que os funcionários economizam na busca de uma documentação.
- Gerenciamento ideal de registros: scanear documentos permite que o gerenciamento de registros seja muito mais simples.
Assim, é possível localizar qualquer informação em questão de segundos, eliminar cópias duplicadas e manter um alto nível de segurança da informação. Além de ter um inventário completo e muito útil.
- Proteção contra desastres: o que acontece com uma empresa se o pior acontecer? Poucas empresas pensam que um desastre ou acidente poderia afetá-las.
Se, em qualquer caso, ocorrer um incêndio nas instalações de uma empresa e todos os registros de atividades comerciais desaparecerem, será impossível ter eles novamente.
Portanto, se a empresa investe em um software GED – que você pode encontrar através dos serviços do Grupo Gerenciar – tudo será mais simples já que terá um backup online dos arquivos.
- Documentos importantes localizados: com os documentos online e não colchoados em caixa, sua empresa reduz o risco de perda deles, obtendo, acima de tudo, tranquilidade em relação às informações comerciais.
Conclusão
Por fim, investir em um gerenciamento documental é uma forma de contribuição ao meio ambiente, reduzindo a poluição ambiental gerada pela produção de papel.
Isso dá um tipo de status ecológico para uma empresa e, portanto, um maior prestígio no mercado para a marca.
Em suma, scanear documentos e a digitalização dos mesmos oferece uma série de benefícios que foram citados acima.
Portanto, se sua empresa decide iniciar um projeto de digitalização, você não deve esquecer que a contratação dos serviços de uma empresa especializada como o Grupo Gerenciar pode ser muito útil em termos de economia de tempo e esforço.
