Terceirização De Arquivo – É Importante Contratar?

Como a evolução da tecnologia afeta nosso dia a dia por meio das redes sociais, aplicativos, dispositivos móveis, o documento físico é extinto também na atividade diária das empresas. Saiba sobre a importância da terceirização de arquivo.

Essas empresas, atualmente, buscam usar assinaturas digitais, vários formatos de arquivos digitais e novos modelos de gerenciamento de documentos.

É claro que a sustentabilidade ambiental é outro motivo que impulsiona a necessidade de automatizar o gerenciamento de documentos.

Assim, a tecnologia combina a praticidade com a eficiência e o que é amigável ao planeta. É claro que a automação se torna uma necessidade e não uma opção.

Razões para automatizar o gerenciamento de documentos –Terceirização de arquivo

As organizações devem preservar um grande número de documentos que representam uma importância vital para sua história e operações. Como por exemplo:

• Contratos, formulários, relatórios, procedimentos, auditorias, relatórios de incidentes, registros de funcionários, planos de produção, documentos legais e muito mais!

Esses documentos, que são de extrema relevância para a organização, se forem gerados em papel e armazenados em ambientes fechados, tendem a se deteriorar e a perder sua integridade.

• Em adição, os funcionários vão perder um monte de tempo à procura de informações, afetando a produtividade e impactando o lucro da organização.

Portanto, a terceirização de arquivo através por meio de empresas que fornecem um gerenciamento automatizado de documentos oferece grandes benefícios para uma organização. Acesse o site do Grupo Gerenciar e conheça os serviços.

Benefícios do gerenciamento documental – Fácil criação de documentos

O gerenciamento automatizado de documentos facilita a criação de documentos digitais, estabelecendo diferenças entre os diferentes tipos de arquivos.

Assim, os sistemas de automação de documentos são intuitivos e atribuem fluxos de trabalho para cada tipo de documento para criar, revisar e aprová-los.

• Eles também permitem a criação de documentos usando as ferramentas mais comuns no mercado, como Word ou Excel.

Localização centralizada de informações

A terceirização de arquivo através de um sistema que automatize o gerenciamento eficaz de documentos fornecerá um local centralizado para armazenar registros, informações relevantes e versões atuais de documentos.

Com isso, graças à digitalização e armazenamento na nuvem, os documentos podem ser indexados facilmente, de acordo com as necessidades da organização.

Assim, basta realizar uma pesquisa com o nome do documento – uma palavra-chave, uma data ou outro detalhe no conteúdo – para encontrá-lo facilmente.

Portanto, essa dinâmica facilita o gerenciamento de documentos, mas também evita a perda acidental de um documento importante.

 

Eliminar erro humano

 

As possibilidades de falha humana podem ser reduzidas a zero ao utilizar na sua empresa um software de GED, evitando custos derivados de erros e retrabalhos.

Além disso, o espaço usado anteriormente para arquivamento e preservação de documentos agora pode ser útil para outros fins mais produtivos para uma empresa.

Economizando tempo, dinheiro e carga de trabalho

Automatizar o gerenciamento de documentos gera economia de tempo, que era usada anteriormente para inserir dados, rastrear dados, atualizar planilhas e produzir relatórios.

Essa economia de tempo permite reduzir a carga de trabalho que as empresas podem usar em tarefas críticas para a estratégia de negócios da organização.

Sabendo disso, segurança, economia no consumo de papel, eliminação de custos de instalação e atualização de software, entre outros, também são vantagens de automatizar o gerenciamento de documentos usando um software baseado em nuvem. Mas afinal, qual contratar?

Conheça o Grupo Gerenciar

O Grupo Gerenciar é uma empresa que utiliza um software de GED para ajudar as empresas a arquivar suas informações e recuperá-las sempre que possível de acordo com o conceito paperless.

Portanto, a terceirização de arquivo através de uma empresa que tem conhecimento do que está fazendo promove o aumento da qualidade da sua empresa, promovendo cada vez mais um rumo para o sucesso.